如何清晰表达观点?

2023-01-26 09:25:25

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本文2730字，建议阅读时长7分钟

文|刘润

来源|刘润

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很多时候，我们表达的目的，不是为了让自己说的开心，而是让听的人清楚。

那如何表达，才能让对方更容易理解，更快抓住重点。

今天我们就来聊聊表达这件事。

先看一个场景。

年终了，你要向老板汇报工作，你非常紧张，连夜准备了40多张PPT。可是第二天汇报，你刚讲了2页，就感觉到老板有点不耐烦了。

你讲到第5页的时候，他打断你说：不要讲PPT了，你还是直接说重点吧。

你当场就懵了，杵在那里，站也不是，坐也不是。讲也不是，不讲也不是。

为什么会这样？老板不满意，真是因为你的报告中“没有重点”吗？你可能会很委屈：我说的都是重点啊！

老板不满意，可能不是你的报告“没有重点”，而是你的表达没有结构。

混乱的陈述中，他抓不到重点。

比如下面这张图。左边是你零散的想法，零零碎碎，毫无头绪。

在这种状态下，很有可能你说了一个小时，还在其中一两个点徘徊，绕来绕去就是绕不到重点上。

这时候，对方就会很着急，你怎么就说不到重点上呢。

那怎么才能让人抓住重点？表达要有结构。

这其实涉及到一种能力，结构化思维能力。

什么是结构化思维？

结构化思维，就是我们在解决问题，沟通表达，汇报工作，甚至在写文章的时候，能够快速梳理出一个结构或者框架，把杂乱无章的信息结构化。

像上图右边这样，在零散的想法中梳理出一个结构。

通过梳理，归纳，提炼，让你的表达，从无序到有序，从杂乱无章到结构完整。

这样做的目的，就是说话有逻辑，表达有结构。

因为很多时候，我们表达是有诉求的。比如传递一个信息，比如达成某种共识，或者解决一个问题。

所以，你的目的不是为了让自己说的开心，而是让听得人清楚。

所以，结构化思维也是非常重要的工作能力。除了沟通，它对协作、解决问题都有很大的帮助。

我举个例子。

很多人都有这样一种感受，平时工作认真负责。一到汇报就犯愁，各种想法千头万绪，就是说不到点上。

看到人家汇报思路清晰，逻辑严谨，结构完整，非常羡慕。

为什么会这样呢，因为表达没有结构，显得混乱无序，抓不住重点。

结构化思维，其实是可以通过训练获得的。

怎么训练呢？

得到老师李忠秋在《有效训练你的结构化思维》里提出过清晰表达四原则。

第一个原则，是论。什么意思呢，就是表达的时候，可以尝试结论先行。

每一次表达，最好只有一个主题思想，一个观点，解决一个重要问题。而且最好出现在开头。

就像是一篇文章的标题，这是对你要表达的内容的高度提炼和总结，让对方一开始就知道你的重点是什么。

第二个原则，证。就是以上统下。

有论点，就要有论据。有结果，就要有原因。

所以开头抛出一个结论或一个观点。下一步就是去论证这个观点。

比如，你去汇报工作，你说我们部门2月份业绩表现不错，这是一个结论。接下来你就要通过数据或客观事实来论证，为什么不错。

为什么呢？因为跟1月份相比，收入同比增长了30%。

第三个原则叫类，也就是归类分组。就是每一组要点必须要属于同一个范畴。

比如，你买了一堆东西。别人问你买了什么，你是不是得先归类分组。

比如有水果，蔬菜，饮品三大类。

再往下呢，水果有哪些，蔬菜有哪些，饮品有哪些。

你不能把蔬菜归在水果里，也不能把饮品归在蔬菜里。

汇报工作，沟通表达也是一样，不能在汇报A事件的时候，突然跳到BCD事件。

第四个原则叫比，也就是逻辑递进。

什么意思呢，就是每个点，都需要按照一定的逻辑顺序来排列。

根据你的主题，在表达汇报前，找到一个逻辑。这个逻辑就像一条线，把你表达的内容穿起来，层层递进，有据可依。

关于训练结构化思维，《有效训练你的结构化思维》里还有一个比较有趣的方式，就是“重要的事情说三点”。

为什么是三点呢？“三”其实是给表达设定了一个范围，相当于一种结构，有助于你把比较杂乱的信息，按照一定的逻辑，归纳整理。

你有没有发现，很多领导在讲话的时候，都喜欢说，我来说三点。

为什么？因为这样可以让表达更清晰，防止你的表达陷入无边无际的细节。

我举个例子。

你问A，这件事你有什么看法，他滔滔不绝地跟你说了一个小时。你的感觉可能是他好像什么都说了，又好像什么都没说。

你问B，他跟你说，这个问题我有三点看法。

第一点是什么，第二点是什么，第三点是什么。你听完就会清晰很多。

这是因为他通过归纳、整理、提炼，把和你问题相关的信息，理出了一个结构。

就相当于，他在几个相互缠绕，乱糟糟的线团中，找到了一个结构，然后把理清楚后的线团交到你手上。你拿到的已经是理好的线团，红的，白的，黑的，分好类的线团。

你也可以用“重要的事情说三点”的方式，归纳、整理和提炼你的想法。

比如，关于一件事，你可以先给出一个结论。

然后，针对这个结论，找到三个原因，这些原因之间还要符合“论证类比”的原则。

横向上，要符合“类”和“比”，话题不能有遗漏和疏忽，还要有先后次序；

纵向上，要符合“论”和“证”，挖掘思考的深度。

很多时候，你说完“关于这件事我有三点看法”。可能会有几种情况。

第一种情况，正好说三点。

第二种情况，说完两点以后就没有了。你只能说，我再强调一下第二点。

第三种情况，说完三点以后，发现还有两点特别重要，你只能说我再补充两点。

所以，“重要的事情说三点”看起来不难，其实需要你具备很强的结构化思考能力。

最后的话

很多时候，我们表达是有诉求的。比如传递一个信息，比如达成某种共识，或者解决一个问题。

所以，你的目的不是为了让自己说的开心，而是让听的人清楚。

沟通表达，汇报工作，怎么让对方快速抓住重点。

你需要具备结构化思考的能力。通过归纳、整理、提炼，把杂乱无章的信息结构化。

关于结构化思维，有一些可供参考的方法。

比如，清晰表达四原则：论。证。类。比。

论。就是结论先行。证。就是以上统下。类，也就是归类分组。就是每一组要点必须要属于同一个范畴。比，就是逻辑递进。

比如，重要的事情说三点。

重要的事情说三点，其实给表达设定了一个范围，有助于你把比较杂乱的信息，按照一定的逻辑，归纳整理。

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▲作者：刘润，润米咨询创始人。出处：刘润公众号，一个洞察商业本质的公众号。

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