问大家一个问题,你觉得开周会有必要吗?
很多人觉得开周会没用,因为大家都只是在做流水账式的汇报,无实质价值,纯属浪费时间。
在我看来,开周会有没有用,完全取决于你怎么开。
周会开得好,就可以将年度、季度、月度目标落到每一天。
通过周会,也能知道部门的工作进展,相互之间通气,避免信息不对称。
开周会,也能暴露出团队的问题,从而解决问题。
所以开会是必要的,在管理工坊中,我也多次强调这点,管理者要有好的工作习惯。
这个工作习惯就包括每周“三个一”,周会是其中之一。至于每天“三个一”,每月“三个一”等内容,我在管理工坊中有详细的介绍,这里就不再赘述了。
那么作为老板,如何高效地给管理者开周会?管理者在周会上又该如何进行结构化汇报?
我把我自己给管理者开周会的过程告诉给大家,希望能给大家一些帮助。
01
会前准备
首先老板要提前告知大家要开会议,并且让参会人准备好数据报表,没有报表的会议等于无效会议。
在会议正式开始前,要一对一沟通,在沟通前,我都会看管理报表。
一对一沟通之后,我就知道他们的问题了,然后将他们的问题进行汇总。
这么做,可以保证我在开周会的时候,能够更深入地看到问题,并且思考如何让他们共同协作来解决这些共性问题。
因为会议是解决问题的,如果开会不解决问题,那么会议毫无意义。
02
汇报结构
正式开会时,可以让他们按照如下的结构进行汇报。
1.通信息
首先要让各个管理者对上一周的工作进行回顾。
上个礼拜,各自最重要的事情是什么?
为什么这三件事是非常重要的?
那么这三件事有没有做完?
如果没做完,原因是什么?
如果上周有做得好的,那你也可以把做的最好的那个人拎出来,让他来做分享,供其他人学习。
这是在业务层面的,管理者除了管业务,也要带团队。
所以要让大家讲一讲:
这一周在团队管理上是否遇到了问题,或者有没有一些好的管理案例?
比如有一些员工积极性不高,如何激活他们,找到自驱力?
任何一个部门,遇到的团队管理问题,都是大致相似的,这些案例也可以帮到其他管理者,思考该如何管理团队。
在这个时候,作为老板就要提炼出共性的问题,然后集思广益。你看,周会就变成了一个简单的共创会。最后发挥集体智慧,让大家共同来讨论怎么解决,达成共识。
2.照镜子
除了通信息外,管理者还需要照照镜子,要对自己进行复盘。
在这一周中,有哪些进步?
是什么原因进步了?
还有哪些地方存在不足?
该如何提高?
通过照镜子,其实也是在复盘,复盘的目的是为了提炼出经验,巩固优势,改善劣势,取得下一个阶段的胜利,这就是照镜子的意义所在。
3.有行动
完成上述两部分后,还有最后一个结构,就是下周的重点工作规划。
基于大家现在数据盘面的分析,探讨下个礼拜该怎么做,部署下周的计划。
下周最重要的三件事是什么?
想要达到什么样的结果?
基于这个结果,打算怎么干?
在团队管理上,下一周准备做哪些事?
最终还是要有行动方案,这样到了下一周就有了方向感,可以保证我们不跑偏,也不会感到迷茫,最后就可以拿到结果。
03
周会记录和跟进
没有输出的会议都是无效会议,所以,不管是什么样的结果,都需要做好会议记录,记录下关键内容,并且让全员知悉。
对于本周未能解决的问题,或者需要跟进的问题,则在下次周会上要给出明确的答复。
同时,会议主持人要尽量控制时长,强调纪律,确保周会高效完成。
以上就是周会的一些基本流程。周会看似琐碎,但对管理本身却非常有益,能保证我们一直走在正确的路上,既做正确的事,也能正确的做事。
所以做管理其实并不是一件容易的事,养成良好的工作习惯,是成为合格管理者的非常重要的一步。
一名合格的管理者要养成哪些好的工作习惯?每天、每周、每月都要做好的三件事分别指的是什么?可以阅读历史文章:《真正优秀的管理者,都养成了这5个习惯》